У сучасному динамічно розвиваючомуся бізнес-середовищі все більше компаній вирішує скористатися послугами віртуальних офісів. Це рішення приносить численні переваги. Головною перевагою є можливість мати віртуальну адресу компанії, що дозволяє заощаджувати величезні витрати на утримання фізичного офісного простору. За допомогою віртуальної адреси можна знизити витрати та зберегти конфіденційність (що є проблемою, при реєстрації компанії за місцем проживання), тому варто розважувати вибрати це рішення.

Читайте також: Оренда віртуально офісу у Варшаві або Гданську

Віртуальна адреса має дуже багато  переваг. Проте слід пам’ятати, що це рішення супроводжується певними ризиками. Є кілька аспектів, які важливо знати перед прийняттям рішення. Ось найважливіші з них:

Власник чи орендар нерухомості:
Перед усім, перевірте, чи компанія, що пропонує віртуальну адресу, є власником нерухомості за цією адресою, чи просто її орендарем. У випадку, коли компанія є орендарем, а не власником, ви не будете мати впевненості в тривалому доступі до цієї адреси, і умови угоди можуть бути нестабільними.

Читайте також: Бізнес в Польщі та віртуальний офіс для українців

Дозвіл MSWiA на володіння віртуальною адресою:
Перевірте, чи компанія, яка надає послуги віртуального офісу, має відповідні дозволи – дозвіл MSWiA на надання послуг щодо оренди віртуальних адрес.

Читайте також: Польська класифікація кодів «PKD» вперше переведена з мови оригіналу

Демпінг цін:
Порівняйте пропозиції на ринку, але зверніть увагу, чи відповідає найдешевший пакет вашим очікуванням. Іноді низька ціна може означати обмежені послуги, наприклад, відсутність можливості зареєструвати компанію за орендованою адресою, або така послуга може бути додатковою платною.

Оповіщення про кореспонденцію:
Зверніть увагу на те, як ви будете повідомлені про отримання кореспонденції. Повідомлення за допомогою SMS або спеціалізованого мобільного додатка можуть бути ефективнішими, ніж повідомлення електронною поштою, які часто потрапляють до папки “спам”.

Невизначеність щодо майбутнього:
Існує ризик того, що компанія, яка надає послуги віртуального офісу, може змінити місцезнаходження або закінчити договір оренди нерухомості, що може бути проблематичним для компаній, які використовують цю адресу як свою штаб-квартиру.

Зростаючі витрати разом із зростанням цін на оренду:
Регулярне підвищення цін на оренду офісного простору власником нерухомості може значно збільшити вартість володіння віртуальною адресою.

Часті зміни адреси:
Якщо компанія, яка надає послуги віртуального офісу, переїжджає в інше місце, це вимагає оновлення всіх документів і повідомлення клієнтів про зміну адреси, що може негативно вплинути на імідж компанії.

Мобільний додаток або клієнтська панель: Вибираючи сервіс провайдера, зверніть увагу на наявність мобільного додатку або клієнтської панелі. Такі зручності полегшують управління послугами, пов’язаними із віртуальним офісом.

Загалом, ми рекомендуємо користуватися віртуальними адресами але радимо перед тим, як прийняти рішення про оренду віртуальної адреси, ретельно розглянути, чи відповідають пропоновані умови вашим очікуванням і потребам. Важливо враховувати, що, орендуючи віртуальну адресу від компанії, яка володіє власною нерухомістю, тоді зменшується ризик можливої необхідності зміни адреси. Такий підхід здається більш безпечним.